середу, 20 лютого 2013 р.

Працівник не дає згоди на обробку персональних даних: що робити?


Як повинна надходити адміністрація та кадрова служба підприємства при відмові працівника від надання згоди на збір та обробку персональних даних:
   

   Якщо працівник прийнятий на роботу у 2011 році?
   
   Якщо працівник прийнятий на роботу в період до 1 січня 2011 року?
   
   Якщо працівник, що працює на підприємстві станом на 1 січня 2011 року, ставить вимогу знищити свої персональні дані та заперечує проти їх обробки?
   
   1. Згідно зі статтею 2 Закону України «Про захист персональних даних» від 1 червня 2010 року № 2297-VI (далі - Закон № 2297) згодою суб'єкта персональних даних є будь документоване, зокрема письмове, добровільне волевиявлення фізичної особи щодо надання дозволу на обробку його персональних даних у відповідності зі сформульованою метою їх обробки. Отже, згоду на обробку персональних даних має даватися у відповідності зі сформульованою метою їх обробки.
   
   Звертаємо увагу, що відповідно до частини 1 статті 6 Закону № 2297 мета обробки персональних даних має бути сформульована в законах, інших нормативно-правових актах, положеннях, установчих чи інших документах, які регулюють діяльність власника бази персональних даних, та відповідати законодавству про захист персональних даних.
   
   Так, Кодекс законів про працю України визначає правові засади і гарантії здійснення громадянами України права розпоряджатися своїми здібностями до продуктивної і творчої праці та регулює трудові відносини всіх працівників. Крім цього, Кодексом встановлено обов'язок роботодавця отримати від працівника певні документи: «При укладенні трудового договору громадянин зобов'язаний подати паспорт або інший документ, що посвідчує особу, трудову книжку, а у випадках, передбачених законодавством, - також документ про освіту (спеціальність, кваліфікацію), про стан здоров'я та інші документи »(ст. 24 КЗпП).
   
   Варто підкреслити, що обробка персональних даних здійснюється для конкретних і законних цілей, визначених за згодою суб'єкта персональних даних, або у випадках, передбачених законами України, у порядку, встановленому законодавством (ч. 5 ст. 6 Закону № 2297). Однак якщо процедури обробки персональних даних працівника виходять за межі дозволу, наданого власнику у відповідності з трудовим законодавством лише для здійснення його повноважень, необхідно отримати згоду від працівника. Наприклад, якщо до роботодавця звертається страхова компанія з проханням надати відомості про працівників підприємства з метою запропонувати їм послуги зі страхування здоров'я та життя і т. д.
   
   У вищевказаних випадках Державна служба України з питань захисту персональних даних рекомендує при зборі персональних даних осіб шляхом заповнення паперового документа (трудового договору, заяви) передбачити у ньому відповідний пункт (графу) про надання суб'єктом згоди на обробку його персональних даних.
   
   Крім того, рекомендуємо кадровим службам пояснювати працівникові, що його дані будуть оброблятися лише в межах трудового законодавства з дотриманням вимог Закону № 2297, адже обробка даних про фізичну особу без її згоди не допускається, крім випадків, визначених законом, і лише в інтересах національної безпеки , економічного благополуччя і прав людини (ч. 6 ст. 6 Закону № 2297).
   
   2. Згода суб'єкта персональних даних на обробку цих даних не надається, якщо власник продовжує обробляти персональні дані суб'єкта відповідно до правовідносинами на основі вільного волевиявлення фізичної особи, що склалися до набрання чинності Законом № 2297.
   
   Якщо працівник відмовляється надавати згоду на обробку його персональних даних, Державна служба України з питань захисту персональних даних рекомендує обробляти його дані в межах, визначених трудовим законодавством. Якщо дії власника по обробці персональних даних працівника виходять за межі трудового законодавства, повинна бути отримана згода від працівника, тобто будь документоване, зокрема письмове, добровільне волевиявлення працівника про надання дозволу на обробку його персональних даних у відповідності зі сформульованою метою їх обробки .
   
   3. У базах персональних даних знищенню підлягають персональні дані у випадках, визначених статтею 15 Закону № 2297 (зокрема, закінчення строку зберігання даних, визначеного згодою суб'єкта персональних даних на обробку цих даних або законом; припинення правовідносин між суб'єктом персональних даних і власником або розпорядником бази, якщо інше не передбачено законом; набрання законної сили рішення суду про вилучення даних про фізичну особу з бази персональних даних та ін), і в порядку, встановленому відповідно до вимог закону.
   
   Слід пам'ятати, що склад і зміст персональних даних працівника повинні бути не більше по відношенню до певної мети їх обробки і не повинні зберігатися довше, ніж це необхідно відповідно до їх законним призначенням.
   
   Разом з тим відповідно до Переліку типових документів, що утворюються в діяльності органів державної влади та місцевого самоврядування, інших підприємств, установ та організацій, із зазначенням строків зберігання документів, затвердженим наказом Головного архівного управління при Кабінеті Міністрів України від 20 липня 1998 року № 41 , особисті справи працівників, а також справи, що містять особисті картки працівників підприємства, та деякі інші кадрові документи, зберігаються 75 років - «В».
   
   Кадровим службам варто було б пояснити працівнику, який вимагає знищити його персональні дані, що зберігання персональних даних необхідно для того, щоб при потребі працівник міг отримати архівні довідки, копії документів, що містять відомості про нього, які можуть бути використані при оформленні пенсії, для підтвердження трудового стажу і т. д.
   
   Крім того, суб'єкт персональних даних відповідно до статті 8 Закону № 2297 має право пред'являти вмотивовану вимогу щодо зміни або знищення своїх персональних даних будь-яким власником і розпорядником цієї бази, якщо ці дані обробляються незаконно чи є недостовірними.
   
   Тетяна Степаненко
   «Довідник кадровика»

За матеріалами: Приватний підприємець

Немає коментарів:

Дописати коментар