четвер, 21 лютого 2013 р.

Заохочення працівника: складаємо необхідні документи

  Заохочення за сумлінну працю, досягнення в роботі є одним з ефективних засобів мотивації персоналу. Відобразити заохочення в кадрових документах зовсім нескладно, якщо ви обізнані у відповідних положеннях законодавства про працю, правилах документування та дотримуєтесь певної послідовності дій У законодавстві про працю 
заохочення розглядаються у контексті трудової дисципліни – як один із дієвих засобів її забезпечення. Отже, щоб з'ясувати порядок застосування заохочень, звернімось до відповідних статей Кодексу законів про працю України (далі – КЗпП).
Законодавством чітко не визначено перелік заохочень, які можуть бути застосовані власником або уповноваженим ним органом (далі – роботодавець) щодо працівників підприємства, установи, організації (далі – підприємство). Традиційно до заохочень відносять оголошення подяки, вручення почесної грамоти, преміювання, нагородження цінним подарунком. При цьому статтею 143 КЗпП визначено: до працівників можуть застосовуватись будь-які заохочення, що містяться в затверджених трудовими колективами правилах внутрішнього трудового розпорядку. Таким чином, на конкретному підприємстві можуть застосовуватись як традиційні заохочення, так і особливі, передбачені правилами внутрішнього трудового розпорядку (занесення прізвища працівника до Книги Пошани, присвоєння почесних звань «Відмінник якості», «Кращий за професією», «Працівник року» тощо).
Працівникам, які успішно й сумлінно виконують свої трудові обов'язки, надаються в першу чергу переваги та пільги в галузі соціально-культурного і житлово-побутового обслуговування (путівки до санаторіїв та будинків відпочинку тощо). Таким працівникам надається також перевага при просуванні по роботі (ст. 145 КЗпП).
Відповідно до статті 146 КЗпП за особливі трудові заслуги працівники представляються у вищі органи до заохочення, до нагородження орденами, медалями, почесними грамотами, нагрудними значками, до присвоєння почесних звань, зокрема звання кращого працівника за професією.
Зверніть увагу!
Роботодавець не обмежений у праві застосовувати до працівника декілька заохочень одночасно. Наприклад, заохочення працівника почесною грамотою може поєднуватись з преміюванням, а оголошення подяки – з врученням цінного подарунка.

Як правило, ініціатором заохочення певного працівника виступає його безпосередній керівник (керівник відповідного структурного підрозділу). На практиці така ініціатива оформлюється різними документами: інформаційними листами, доповідними записками, поданнями. Однак якщо звернутись до Збірника уніфікованих форм організаційно-розпорядчих документів, схваленого Методичною комісією Держкомархіву України (протокол від 20 червня 2006 р. № 3), то саме подання є документом, яким має оформлюватися пропозиція щодо заохочення працівника. Збірник уніфікованих форм містить рекомендовану форму подання і деякі настанови щодо структури змісту та оформлення цього документа.
Зауважимо, що подання є організаційно-розпорядчим документом, який містить пропозицію щодо призначення на посаду, переміщення (переведення) на іншу посаду (роботу) або заохочення працівника підприємства. При оформленні подання слід використовувати реквізити, передбачені Національним стандартом України «Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлювання документів» (ДСТУ 4163–2003), зокрема зазначити назву відповідного структурного підрозділу, назву виду документа (ПОДАННЯ), проставити дату та у разі потреби вказати місце складання документа. Обов'язковими елементами подання будуть реквізит «Адресат», заголовок до тексту документа та підпис керівника структурного підрозділу.
У заголовку подання бажано вказувати прізвище та ініціали працівника, якого пропонується заохотити.
Згідно з деякими рекомендаціями, поданими у Збірнику уніфікованих форм, текст подання має містити досить повну інформацію про працівника, зокрема прізвище, ім'я та по батькові, дату і місце народження, відомості про освіту. Також зазначаються посада, яку обіймає працівник, назва структурного підрозділу, стаж роботи (загальний, у цьому підрозділі, на цій посаді), дається оцінка ділових та моральних якостей, описуються участь у громадській роботі, мотиви призначення, переміщення або заохочення. Зрозуміло, що документ має містити й безпосередньо пропозицію щодо заохочення (у випадках призначення на посаду, переведення або переміщення зазначається посада, на яку пропонується призначити працівника, або структурний підрозділ, до якого планується переведення).
Враховуючи складність наведеної структури тексту подання, при заохоченні премією, оголошенні подяки тощо цілком можливе використання спрощеної структури тексту при збереженні всіх інших реквізитів подання. Приклад подання, оформленого за спрощеною формою, наведено у Додатку 1.
Статтею 144 КЗпП передбачено застосування заохочень роботодавцем разом або за погодженням з виборним органом первинної профспілкової організації (профспілковим представником) підприємства.
Розпорядча дія роботодавця щодо застосування заохочення документується виданням відповідного наказу. Знаказом про заохочення (Додаток 2) працівника ознайомлюють під розписку. Відповідно до статті 144 КЗпП такий наказ оголошується в урочистій обстановці.
У сучасних професійних виданнях можна зустріти рекомендації вести накази про заохочення окремо від інших наказів з особового складу і, відповідно, присвоювати їм особливий індекс (наприклад, 123-З (заохочення)). Однак якщо на підприємстві до номера наказу про заохочення додають індекс К (кадри) або ОС (особовий склад), це також не вважається помилкою. Відповідно до статті 16 Переліку типових документів, що створюються в діяльності органів державної влади та місцевого самоврядування, інших установ, організацій і підприємств, із зазначенням термінів зберігання документів (затверджено наказом Головного архівного управління при Кабінеті Міністрів України від 20 липня 1998 р. № 41), накази про прийняття на роботу, сумісництво, переведення, заохочення, матеріальну допомогу та звільнення мають однаковий строк зберігання – 75 років. Отже, накази цієї групи можуть мати однакові індекси і реєструватися в одному журналі (книзі) обліку наказів. Визначальними для прийняття рішення чинниками у цьому разі будуть кількість наказів, що створюються на конкретному підприємстві, особливості їх реєстрації та формування у справи.
Відомості про заохочення заносяться до трудових книжок працівників відповідно до правил їх ведення (ст. 144 КЗпП). Пунктом 2.2 Інструкції про порядок ведення трудових книжок працівників (затверджено наказом Мінпраці, Мін'юсту і Мінсоцзахисту населення України від 29 липня 1993 р. № 58, далі – Інструкція) передбачено внесення до трудових книжок працівників відомостей про нагородження і заохочення: про нагородження державними нагородами України та відзнаками України, заохочення за успіхи в роботі та інші заохочення відповідно до чинного законодавства України. Виключення становлять премії, які передбачені системою заробітної плати або виплата яких має регулярний характер (п. 2.23 Інструкції).
Записи до трудових книжок мають бути внесені роботодавцем після видання наказу (розпорядження), але не пізніше тижневого строку. У розділ «Відомості про нагородження» вносяться відомості про нагородження державними нагородами України та відзнаками України; у розділ «Відомості про заохочення» вносяться відомості про заохочення за успіхи у праці.
Пункт 2.24 Інструкції визначає певний порядок внесення відомостей про нагороди і заохочення (див. Додаток 3):
• у графі 3 відповідного розділу трудової книжки вказують у вигляді заголовка назву підприємства;
• нижче у графі 1 зазначають порядковий номер запису (нумерація, що зростає протягом усього періоду трудової діяльності працівника);
• у графі 2 проставляють дату нагородження або заохочення;
• у графі 3 записують, ким нагороджено або заохочено працівника, за які досягнення і якими нагородою або заохоченням;
• у графі 4 вказують, на підставі чого внесено запис (із посиланням на дату, номер і найменування документа).
Додаток 1
Зразок подання про заохочення (спрощена форма)
Відділ кадрів                                                                                                       Директору ВАТ «Блюз»
Н. П. Романову
ПОДАННЯ
12.02.2008 № 1
м. Київ
Про заохочення Верешко В. В.
Верешко Вікторія Вікторівна, інспектор з кадрів, працює в ВАТ «Блюз» з 17 березня 1995 року.
За час роботи Верешко В. В. проявила себе дисциплінованим, відповідальним, висококваліфікованим та сумлінним працівником. Верешко В. В. бере активну участь у громадській роботі, постійно працює над підвищенням свого професійного рівня, її поважають колеги по роботі.
За багаторічну сумлінну працю та у зв'язку з десятиріччям ВАТ «Блюз» пропоную заохотити Верешко В. В. грошовою премією.
Начальник відділу кадрів                                        Мельник М. І. Мельник

Додаток 2
Зразок наказу про заохочення грошовою премією
ВАТ «Блюз»
НАКАЗ
20.02.2008                                                              м. Київ                                                                   № 4-К
Про заохочення Верешко В. В.
ПРЕМІЮВАТИ:
ВЕРЕШКО Вікторію Вікторівну, інспектора з кадрів, за багаторічну сумлінну працю та у зв'язку з десятиріччям ВАТ «Блюз» грошовою премією у розмірі 350 грн.
Підстава: Подання начальника відділу кадрів від 12.02.2008 № 1.
Директор                                                            Романов Н. П. Романов
З наказом ознайомлена:
Верешко В. В. Верешко
20.02.2008

Додаток 3
Зразок внесення запису про заохочення до трудової книжки працівника
ВІДОМОСТІ ПРО ЗАОХОЧЕННЯ
№ запису
Дата
Відомості про заохочення, пов'язані з роботою на підприємстві, в установі або організації
На підставі чого внесено запис (документ, його дата і номер)
число
місяць
рік
1
2
3
4
Відкрите акціонерне товариство «Блюз»
17
20
02
2008
Премійована за багаторічну сумлінну працю
Наказ
та у зв'язку з десятиріччям ВАТ «Блюз»
від 20.02.2008
грошовою премією у розмірі 350 грн.
№ 4-К


1 коментар: